Être assistante au sein d’une équipe ou d’un service est un rôle précieux. Véritable pierre angulaire du bon fonctionnement de l’activité et ressource essentielle de l’entreprise, l’assistante a de nombreuses compétences à développer et entretenir. EFE l’accompagne via son offre de formation pour les assistantes.
Quand on parle d’assistante on peut avoir une image un peu vieillissante de cette fonction. Un peu datée parfois aussi, proche de l’assistante dévouée et au service de l’équipe ou du directeur qu’elle seconde. Si l’esprit demeure, il est important de se défaire de cette image dépassée. L’assistante est l’une des pierres angulaires de l’entreprise et, plus précisément, du service dans lequel elle officie.
Les compétences multiples et l’efficacité professionnelle de l’assistante font d’elle une ressource clé. Souvent à l’eau et au moulin, elle est la gestionnaire pratique de l’activité. Ainsi, l’assistante de direction seconde efficacement un directeur ou assiste une équipe dans les tâches qui lui sont déléguées.
Cela peut aller de la rédaction de compte rendu et de pv de réunion, à la création des tableaux de bord qui permettent un reporting efficace en y intégrant les chiffres et résultats apportés par le manager ou les équipes.
Elle peut également s’occuper de la vie de l’équipe, organiser des événements, veiller à l’approvisionnement des fournitures, gérer le planning de son manager … L’assistante est pleine de ressources qu’elle développe au cours de formations pour les assistantes.
Secrétaire et assistante : la genèse du métier d’assistante peut être associée au métier de secrétaire. Avec les évolutions technologiques et capitalistes de notre société, au fur et à mesure, les tâches administratives ont évoluées vers des missions à plus haute valeur ajoutée, faisant apparaître la notion d’assistante, voire d’assistante de direction. Enfin, depuis quelques années maintenant le poste évolue de plus en plus vers des missions de gestion de l’entreprise ou du service, souvent sous la dénomination d’Office manager.
On le voit ce rôle évolue, en phase avec l’entreprise qui a, elle aussi évoluée sur ces dernières décennies. L’assistante est finalement à l’avant-garde des transformations que subissent les organisations. Pour rester opérationnelle malgré cet environnement changeant, il lui est par conséquent nécessaire de mettre à jour ses compétences grâce à des formations pour assistantes qui lui sont dédiées.
L’assistante optimise les journées du dirigeant ou de l’équipe en étant au centre des relations. Elle contribue également à l’évolution des procédures d’organisation et de pilotage de l’activité.
L’infographie qui présente le métier « Assistante de direction » que nous avons conçue met en exergue les qualités et compétences attendues. Et elles sont nombreuses ! Prenons quelques instants pour présenter celles qui sont le socle nécessaire aux missions de l’assistante, qui peuvent être développées durant des formations assistantes.
L’assistante est organisée. Elle sait faire preuve de rigueur. Souvent en charge de l’administratif de son équipe, son service, voire de l’entreprise, son sens de l’organisation est une compétence clé. Mettre en place un système de classement pertinent, organiser son temps efficacement, tenir avec soin l’agenda et les archives, organiser l’activité… L’enjeu est fort !
L’assistante faisant face à de multiples situations et doit, le plus souvent, réagir rapidement et efficacement. Sa gestion du stress doit être optimale. Au-delà de la maîtrise du stress pour améliorer ses performances, c’est également l’art de gérer les imprévus et de faire face à la pression qui est attendu d’une assistante en phase avec ses missions.
L’assistante doit, par ailleurs, avoir une communication irréprochable. Et nous parlons ici de toutes les formes de communication.
La communication écrite, en premier lieu. Il est souvent demandé aux assistantes de rédiger des comptes-rendus, des synthèses, des notes de service… elle doit savoir écrire sans fautes et sa syntaxe doit être soignée. D’autant que, souvent, les écrits sont aussi des outils de visibilité de l’organisation et participent à son image.
La communication orale ensuite. Devant régulièrement interagir avec différents acteurs de l’entreprise, il est nécessaire que l’assistante soit à l’aise dans ses prises de parole et sache s’affirmer en situation professionnelle.
La communication interpersonnelle enfin. Son rôle d’interface entre le manager et l’équipe ou entre différents acteurs de l’entreprise, demande à l’assistante de veiller tout particulièrement à sa communication interpersonnelle. Elle doit savoir se faire entendre, savoir écouter, reformuler, faire preuve d’assertivité et porter attention à la communication non versable de ses interlocuteurs.
Enfin, et de plus en plus, l’assistante peut exercer des responsabilités de chef de projet occasionnel. En charge d’un événement, par exemple la fête de fin d’année, elle est à la manœuvre pour que tout se passe bien. De la sélection des prestataires à leur management, de la surveillance des coûts au reporting final, de la mise en place de l’événement à son bilan, le projet lui revient. Il est donc nécessaire que l’assistante ait également des compétences en gestion de projet événementiel si cela fait partie de ses attributions.
Nos formations permettent d’accompagner les assistantes sur l’ensemble de ces compétences et bien plus encore. Il ne faut en effet pas oublier qu’il existe une pluralité d’assistantes métiers, au-delà de l’assistante de direction que nous pouvons connaître.
De l’assistante commerciale à l’assistante RH en passant par l’assistante juridique, toutes trouveront chez EFE, des formations assistantes qui leur permettront de monter en compétences et de maintenir leur employabilité.
