Développer une communication managériale efficace

Mais les échanges professionnels au sein d'une même équipe ne sont pas toujours simples. C'est pourquoi, les managers, les responsables d'équipe doivent être aptes cadrer les discussions et à gérer les conflits potentiels. Pour cela, il est possible de leur faire suivre une formation sur la stratégie de communication en entreprise. Ils pourront ainsi :

• reprendre les bases de la communication, 
• choisir le type de communication le mieux adapté en fonction du message à faire passer, 
• adapter leur langage à leur interlocuteur, 
• apprendre à gérer les situations complexes.

Pourquoi se former à créer une communication managériale efficace ?

Se former permet d'acquérir de nouvelles compétences dans le domaine de la communication. Vous pourrez ainsi identifier les freins qui empêchent les managers à mettre en place une bonne communication au sein de votre entreprise ou du service : 

• Ils prennent rarement le temps de mettre en place une stratégie de communication adaptée. 
• Ils ne disposent pas d'informations suffisantes de leur hiérarchie à transmettre à leur équipe. 
• Ils ne comprennent pas l'importance de certains objectifs et sont en désaccord avec. 
• Ils manquent de connaissance pour mettre en place une communication saine. 

La formation "Développer une communication managériale efficace" permet de combler ces manques. Lors de la formation, des mises en pratique pour s'entraîner à différentes situations sont proposées. Les managers peuvent ainsi commencer à appréhender les outils et les techniques qu'ils vont être chargés de mettre en place dans leur service. Ils devront choisir les canaux de communication les plus appropriés. 

Grâce à la formation communication managériale, ils auront tous les outils en main pour créer une atmosphère de travail agréable. 

 Quels sont les enjeux et avantages d'une communication managériale adaptée

Les trois principaux buts d'un chef de service sont : 

• Atteindre les objectifs fixés pour son service.
• Créer une cohésion d'équipe pour la réalisation des objectifs.
• Faire partager la vision de la culture d'entreprise à son équipe. 

Pour un manager, il est essentiel d'avoir toujours à l'esprit les enjeux et les avantages d'une communication maîtrisée. En effet, cela lui permettra d'atteindre, voire de surpasser, les objectifs qui lui sont donnés chaque année. 

Les enjeux de la communication du manager vers ses collaborateurs : 

• Créer un environnement de travail efficace, productif et sain : pour cela, il faut que le dialogue soit facilité le plus possible et que la diffusion des informations soit transparente. 
• Gérer les conflits dès leur apparition, voir si possible les anticiper : pour cela, le manager doit être à l'écoute des besoins de son équipe et savoir mettre des limites claires.

De ces enjeux vont découler plusieurs avantages à mettre en place une communication efficace : 

• L'optimisation des performances de l'équipe : une motivation évidente permet un engagement personnel plus efficace et donc une augmentation de la productivité. 
• Un esprit d'équipe renforcé : cela permet d'éviter les turn-overs et les absences à répétition.

Le fait de créer un climat de travail positif permet de renforcer l'implication de chacun ainsi que le sentiment d'appartenance. Cet environnement sain favorise l'esprit créatif et permet la réalisation de projet ambitieux pour l'entreprise, le client, le partenaire. Mais cela n'est pas toujours facile à réaliser. Se former à créer cet environnement de travail et à le gérer permet d'avoir les bases.

Conseils pour développer une communication managériale efficace

Le manager devra faire le choix d'un style de communication en fonction de chaque situation qui se présente à lui. En effet, plusieurs types de communication existent : la communication verbale et la communication écrite. En fonction du message à faire passer, il faudra choisir le support le plus efficace. Parmi ces derniers, le manager aura l'opportunité d'utiliser :

• Le mail : pour communiquer avec peu ou une personne en particulier. L'avantage est de pouvoir conserver une trace des décisions prises. 
• L'affiche : pour annoncer ou rappeler des évènements par exemple. C'est une communication de groupe. 
• La note de service : distribuée à chaque employé, elle permet de donner les informations importantes concernant l'organisation du service. 
• La messagerie instantanée ou réseaux sociaux internes à l'entreprise : communication de groupe. Elle ne permet pas d'échanger sur des points importants. Reste un moyen pour créer une ambiance agréable. 
• Le téléphone : il permet d'avoir une conversation individuelle avec une personne et d'échanger sur tout type de sujet. 
• Rencontre en physique lors d'une réunion ou d'un entretien individuel : c'est souvent le moyen le plus intéressant à développer si tout le service partage les mêmes locaux. Un rendez-vous en groupe ou en individuel régulier permet de mieux connaître chaque collaborateur et faire la mise en place d'une gestion de projet et de service efficace. 

Si vous optez pour la mise en place d'une communication orale, quelques conseils à prendre en compte pour ajuster votre posture de manager vis-à-vis de vos collègues. N'oubliez pas que vous restez leur supérieur hiérarchique et que vous devez vous faire respecter tout en étant abordable. Vous devez créer un climat de confiance à travers vos actions de communication et de votre management. Quelques idées à prendre en compte : 

Communiquer avec la personne concernée par votre message

C'est la base d'une relation. Vous devez vous assurer que vous avez le bon interlocuteur en face de vous pour le sujet que vous souhaitez aborder. Se tromper de personne peut vite devenir problématique. En effet, vous échouez dans votre mission qui est de transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes. Mais également vous envoyez une image négative de vous et de votre capacité à gérer votre poste et votre équipe. Essayez au maximum d'éviter les intermédiaires. Votre message risque d'être déformé et donc erroné lorsqu'il arrivera à son destinataire. Votre poste est stratégique.

Penser à vous exprimer clairement 

Cela signifie que vous devez choisir le bon moment et le bon endroit pour faire passer votre message. Par exemple, n'aborder de sujet important ou qui concerne une personne en particulier à la machine à café devant tout le monde. De plus, vous devez être crédible dans votre discours et cohérent dans vos propos. Préparez votre contenu avant de parler et pensez à vous informer sur les différents points que vous désirez aborder.

Utilisez les techniques de communication non violente 

Cet outil comporte différentes phases :

1. Vous devez pratiquer l'écoute active.
2. Vous reformulez avec vos propres mots ce que vous avez compris du besoin exprimé par votre interlocuteur.
3. Vous exprimez votre ressenti par rapport à la situation.
4. Vous faites part de votre besoin toujours en fonction de cette situation.
5. Vous énoncez clairement votre réponse pour répondre à vos besoins conjoints. 

Faire appel à votre intelligence émotionnelle et votre empathie 

Faire preuve d'empathie est essentiel pour instaurer un climat de confiance. Vous allez devoir doser votre côté sensible. En effet, comprendre ce que l'autre ressent, ne va pas forcément dire que vous devez le ressentir également et en aucun cas faire vôtres ses difficultés. Ne faites pas de transfert. Prenez du recul face à vos interlocuteurs. Cela vous aidera à mieux les comprendre et les entendre. Tentez de déchiffrer ce qu'il y a derrière certaines des émotions que vos collaborateurs. Par exemple : 

• La colère peut venir que votre collègue ressente ses valeurs piétinées, bafouées ou qu'il ne se sent pas respecté par les autres membres du service.
• La tristesse peut subvenir parce qu'il ressent un manque dans son travail, dans sa vie personnelle. 
• La peur peut être ressentie en temps de crise dans une entreprise, la peur de perdre son poste. 
• La joie est exprimée quand tout va bien, que les besoins de vos collaborateurs sont entendus. 

Penser à maîtriser le langage corporel 

La communication non verbale a une place importante lors des échanges en face à face. Elle offre une multitude d'informations sur votre interlocuteur si vous savez décrypter les attitudes. Pensez également à votre propre manière de vous tenir corporellement lors de vos échanges et à sourire pour encourager à la personne de vous parler. Par exemple : 

• Les bras croisés donnent une sensation de rejet, de refus. Pensez à être avenant. 
• Le regard fuyant marque l'inquiétude, la peur, le mensonge, le mal-être. Ayez toujours un contact visuel rassurant. 
• Une posture avachie envoie un signal d'ennui. Tenez-vous droit. 

Créer des rituels de communication 

Que ce soit pour votre communication de groupe lors des réunions ou pour vous entretenir individuellement avec vos salariés, votre rôle est de libérer la parole. Acceptez ce que vos collègues ont à dire, prenez le temps de les écouter. Si cela a du sens et de l'importance pour eux, cela doit en avoir pour vous. Un non-dit n'est jamais bon et peut devenir source de conflits en interne. Faites un suivi de qualité avec la planification régulière de temps de travail en groupe et d'entretien individuel. Et surtout, en tant que membre de la direction de votre service, assurez à vos collaborateurs que vous êtes disponible pour eux, comme dit l'expression : "avoir la porte de son bureau toujours grande ouverte". Vous pouvez également mettre en place une boîte à idées.