Les 7 outils clés du chef de projet occasionnel

Plusieurs outils existent pour faciliter et améliorer la gestion de projet à tous les niveaux. Les connaître et les maîtriser est un atout professionnel, pour deux raisons simples :

• Améliorer ses performances et celles de son équipe.
• Acquérir une compétence reconnue et très recherchée dans le monde de l’emploi. 

Les outils fondamentaux d’un chef de projet et de son équipe

Les outils de gestion de projet interviennent dès le début du projet jusqu'à son achèvement. Voici 7 outils incontournables pour un chef de projet ou tous actifs qui prend en charge un projet : 

1. Le CDC (cahier des charges) 

Le premier outil incontournable et celui qui intervient à la première étape du projet, est le cahier des charges. Ce document est une feuille de route détaillée du projet, qui présente :

• Les objectifs
• Les exigences et contraintes
• Les acteurs et leurs rôles
• Les informations techniques

Le cahier des charges est un outil très utile, depuis la conception d’un projet jusqu’à sa livraison. Il sert de lien entre le chef de projet et la direction de l’entreprise, comme entre le client et le prestataire.

C’est dans ce document que sont mentionnés les besoins, le contexte du projet ainsi que les ressources nécessaires et disponibles. 

2. Les lettres de missions

Parfois oubliées à tort par certains et d'autres fois mal élaborées, les lettres de mission sont des outils indispensables pour un chef de projet ou toute personne sur le point de prendre en charge un projet.

Elles peuvent être utilisées :

• Dans le cadre d'une mission au sein d'une entreprise (entre l'employeur et un employé).
• Dans le cadre d'une mission entre un client et un prestataire.

Une lettre de mission est un contrat qui n’est pas obligatoire dans le Code du travail, mais qui est fortement conseillée, car il vient formaliser un accord.

En général, cette lettre contient :

• Les coordonnées des deux parties
• Les résultats attendus de la mission
• Sa durée
• Les textes légaux relatifs
• Les responsabilités de chaque partie
• Les modalités de reconduction

3. Le planning 

Sans surprise, on ne peut pas parler d’outils de gestion sans parler de planning. Planifier représente plus de 50 % du travail d’un chef de projet. Car oui, gérer un projet implique de le planifier, d’estimer ses coûts, de définir les acteurs et le rôle de chacun, de déterminer les indicateurs de performance à suivre et d'identifier les principaux risques…tout doit être planifié. 

C’est pourquoi il est essentiel de savoir s’organiser et de programmer tous les aspects d’un projet. Cela repose sur plusieurs techniques solides, ainsi qu’une méthodologie simple et complète.

Pour éviter les erreurs lors de la planification d’un projet, notre formation sur les 7 outils clés du chef de projet vous enseigne comment mettre en place un planning efficace. Nous abordons notamment :

• L’identification des risques liés à un projet
• Le calcul et l’estimation des coûts
• Un cas pratique d’élaboration d’un planning

4. La validation des résultats de l'équipe du projet 

Un outil de validation des résultats est une méthode qui permet d'évaluer, de vérifier et de confirmer que les résultats d'un projet répondent aux exigences définies dans le cahier des charges, ainsi qu'aux objectifs initiaux. 

Cet outil peut être utilisé par un chef de projet de manière hebdomadaire, mensuelle, à mi-chemin du délai de réalisation ou lors de la livraison de celui-ci. Tout dépend de l’organisation du projet.

5. Le plan de communication

Le plan de communication, comme son nom l’indique, est un outil qui présente tout simplement comment les informations doivent être partagées entre les différents acteurs d'un projet. Cela concerne à la fois le chef de projet, son équipe, les partenaires, la direction de l’entreprise ou le client.

Concrètement, le plan de communication est un document qui permet à chaque acteur de savoir quelles informations ils vont recevoir, comment et par qui.

Cet outil a de nombreux avantages, car il garantit :

1. Une communication fluide et sans accroches
2. Un engagement de toutes les parties

6. Suivi et reporting 

La pire erreur qu’un chef de projet peut commettre est de négliger les règles de fonctionnement ! Celles-ci incluent des phases de reporting, les réunions et les relevés de décisions. Tous ces aspects font partie du suivi ainsi que du pilotage d’un projet.

Ne pas exploiter les outils nécessaires à leur réalisation est bien dommage, surtout qu’ils sont utiles au quotidien.

Voici trois exemples de ce que des règles de fonctionnement bien structurées et exploitées peuvent vous permettre de réaliser :

• Définir des règles communes : chaque membre de l’équipe est conscient de son rôle ainsi que des attentes, ce qui apporte de la transparence et de la confiance.
• Pilotage des réunions efficace : cela fait progresser le projet grâce à une communication axée sur les points importants et à la participation des acteurs concernés.
• Capitalisation des connaissances / données : cette pratique favorise l’apprentissage collectif et le partage de savoirs, ou de données collectées. Cela enrichit non seulement l’équipe, mais peut également optimiser l’avancement du projet. 

7. Le tableau de bord

Enfin, le fameux « dashboard », ou tableau de bord en français, est le dernier (mais non des moindres) outil incontournable d’un bon chef de projet ! Tous les logiciels de gestion de projets proposent des tableaux de bord préformatés, mais cet outil doit être considéré comme un élément à part entière.

Un tableau de bord est le cœur battant d’un projet, car il représente l’équivalent d’un dossier de santé mis à jour. Il affiche plusieurs KPIs (indicateurs de performance) qui permettent de suivre les résultats du projet, d’identifier les axes d’amélioration et d’analyser les performances de chacun.

Chiffres, statistiques, graphismes, camemberts, diagrammes… le tableau de bord peut organiser les données de différentes manières.

Sa mission ?

Offrir au chef de projet et aux acteurs concernés une vision d’ensemble du projet, grâce à des données exploitables lors de la prise de décisions.

Un bon tableau de bord doit respecter trois éléments essentiels :

• Présenter des KPIs pertinents (qu’un chef de projet doit choisir)
• Permettre une bonne lisibilité des données
• S’adapter à l’écosystème de l’entreprise (intégration avec le CRM, accès directement dans ce dernier, logiciel de gestion, etc). 

Outils du chef de projet : les avantages 

Les outils de gestion de projet offrent à ceux qui les utilisent de nombreux avantages : 

• Un projet clair et transparent pour tous : grâce à l’utilisation de plusieurs outils, comme le CDC ou une lettre de mission, l’encadrement du projet est assuré, tant vis-à-vis du prestataire que de son client.
• Une amélioration des performances de l’équipe : un planning bien élaboré garantit un bon rythme de travail. Tous les membres de l’équipe connaissent les tâches dont ils sont en charge.
• La mise en place d’un écosystème complet : objectifs, plan d’action, membres, rôles, ressources, communication, rendez-vous d’avancement, reporting… exploiter les outils de gestion permet de créer un écosystème efficace.
• Une meilleure analyse des données : le partage des données au sein d’une équipe et la mise en place d’un bon tableau de bord, avec des indicateurs pertinents, permettent d’exploiter les données de manière très intéressante. Un chef de projet peut ainsi analyser si les risques sont bien gérés, identifier s’il y a un problème et proposer des solutions.

Apprendre à maîtriser les outils du chef de projet grâce à une formation EFE

Vous souhaitez faire évoluer vos compétences de chef de projet ou maitriser les meilleurs outils pour la gestion de projet ? Faites le choix d’une formation complète à ce sujet, comme celle proposée par EFE ! 

Un organisme reconnu pour vous former aux outils de gestion de projet

EFE appartient au groupe ABILWAYS et propose depuis plus de 30 ans maintenant des formations professionnelles en présentiel ou à distance (Digital Learning). Avec plus de 15 000 professionnels formés, 500 intervenants experts et 600 formations, EFE est une marque reconnue, qui possède les homologations suivantes :

• Certification Qualiopi
• Certification CP FFP (Certificats Professionnels de la Fédération de la Formation Professionnelle)
• Membre de la Fédération Les Acteurs de la Compétence
• Homologation par le Conseil National des Barreaux 

Des objectifs pédagogiques clairs

Gérer un projet de A à Z n’est pas facile, surtout lorsqu’on a pas des dizaines d'expériences à son compteur. C’est pourquoi nous vous proposons une formation complète pour vous apprendre à maîtriser les principaux outils d’un chef de projet. Comment ? Grâce à des cours dispensés par des formateurs experts et une équipe pédagogique à vos côtés pour répondre à vos questions sur le sujet. 

Les formations EFE reposent sur l’alternance de la théorie et de la pratique, car nous sommes convaincus que rien n'égale le travail concret (exercices, études de cas…) pour maîtriser et développer des compétences. 

Une formation en présentiel ou à distance

Vous travaillez en semaine et n’avez pas forcément envie de consacrer vos soirées ou tous vos week-ends à suivre une formation ? La formation EFE est spécialement dispensée en deux jours pour vous permettre de découvrir et de maîtriser les outils d’un chef de projet dans un laps de temps court, mais très productif. 

Ainsi, toujours pour s’adapter à vos contraintes de temps, nous proposons notre formation en présentiel à Paris, mais également à distance afin de la rendre la plus accessible possible.