Contrôleur de gestion

Quelles sont les missions du contrôleur de gestion ?

Commençons par une idée reçue : non, le contrôleur de gestion n'est pas un simple “compteur de haricots”. Son rôle va bien au-delà de la production de chiffres. C'est un véritable partenaire stratégique qui aide l'entreprise à piloter sa performance. Comment ? En intervenant à chaque étape clé du cycle de gestion.

Participer à la définition des objectifs et à la planification

Tout commence par la stratégie. Où veut-on aller ? Avec quels moyens ? C'est là que le contrôleur de gestion entre en jeu. Il challenge les dirigeants, les aide à chiffrer leurs ambitions et à les décliner en plans d'action.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui veut lancer un nouveau produit. Le contrôleur de gestion va estimer le chiffre d'affaires potentiel, les coûts de développement et de lancement, la marge attendue et d’autres valeurs financières. Bref, il traduit le projet en prévisions financières pour voir s'il est viable et rentable. C'est lui qui va s'assurer que les moyens (humains, matériels, financiers) sont bien dimensionnés par rapport aux objectifs.

Construire et suivre les budgets

Une fois les objectifs fixés, place à l'action. Et qui dit action dit budget. Le contrôleur de gestion est le grand orchestrateur dans le domaine budgétaire. C'est lui qui va sonder chaque service pour recenser ses besoins et ses projets, consolider le tout et vérifier que ça rentre dans l'enveloppe.

Imaginez une entreprise industrielle avec des services production, achat, marketing, R&D... Le contrôleur de gestion va challenger chaque responsable : 

• Combien de machines à remplacer cette année ?
• Quel budget pub pour lancer le nouveau produit ?
• Combien d'embauches dans la recherche ?

Il s'assure que chaque demande est justifiée et cohérente avec les priorités de l'entreprise. Puis il consolide tous ces budgets par service en un grand budget global, qu'il soumet à la direction pour validation. Un vrai travail de synthèse et de négociation, mais qui ne marque pas la fin du processus : une fois le budget voté, il faut le suivre à distance, mois après mois. C'est le contrôleur de gestion qui va vérifier que les dépenses réelles sont conformes au budget, analyser les écarts, alerter en cas de dérive et proposer des mesures correctives.

Mettre en place et analyser les indicateurs de performance

Autre responsabilité clé du contrôleur de gestion : définir et suivre les fameux KPIs, les indicateurs de performance. C'est lui qui va dénicher les métriques les plus pertinentes pour piloter l'activité. Sa boussole ? Les objectifs stratégiques de l'entreprise. Par exemple :

• Si l'enjeu est la satisfaction client, il va suivre de près le taux de réclamation, le délai de livraison, le score de recommandation notamment
• S'il s'agit d'optimiser la production, il scrutera le taux de rendement machine, la consommation de matières premières, ou alors le coût des rebuts.

L'idée est d'avoir un tableau de bord complet et synthétique, qui donne une vision globale de la performance de l'entreprise. Un peu comme les indicateurs sur le tableau de bord d'une voiture, qui permettent de surveiller la vitesse, le niveau d'huile, la consommation. Et le contrôleur de gestion ne se contente pas de compiler ces chiffres. Il les analyse, les décortique avec méthode pour en tirer du sens :

• Pourquoi ce pic de réclamations clients le mois dernier ?
• Comment expliquer cette dérive du coût matière ?

Voilà pour un premier aperçu des fondamentaux du métier de contrôleur de gestion. On voit qu'il est au cœur des décisions stratégiques et opérationnelles. Mais pour mener à bien ces missions, il s'appuie sur des outils spécifiques. C'est ce que nous allons voir dans la partie suivante, toujours issue de la formation “Contrôle de gestion” d’EFE. 

Quelles informations un contrôleur de gestion fournit-il aux décideurs ?

Pour piloter la performance, le contrôleur de gestion produit des outils de mesure précis et fiables. C'est un peu comme s’il fournissait au navigateur boussole, GPS et carte marine pour tracer sa route. Quels sont donc ces fameux outils ? Plongée dans la boîte à outils que le contrôleur de gestion fournit aux décideurs.

Comptabilité analytique : pour analyser les coûts et marges

Le premier outil incontournable, c'est la comptabilité analytique. Contrairement à la compta générale qui donne une vision globale des comptes de l'entreprise, la compta analytique permet de zoomer sur la rentabilité de chaque activité. Comment ? En répartissant finement les charges (salaires, matières premières, loyers...) par produit, par client, par service... Objectif : calculer des coûts de revient précis pour chaque “objet de coût”. 

Prenons l'exemple d'un fabricant de chaussures qui vend des baskets, des escarpins et des bottes. Grâce à la compta analytique, il va pouvoir dire combien lui coûte exactement la fabrication d'une paire de chaque modèle, en intégrant le cuir, la main d'œuvre, l'électricité de l'atelier, etc. En comparant ce coût de revient au prix de vente, il obtient sa marge par produit.

C’est une info précieuse pour optimiser son mix produit et son pricing. S'il s'aperçoit que ses bottes lui rapportent deux fois plus que ses baskets, il pourra décider d'en produire davantage ou de monter ses prix. Dans cette société, la compta analytique permet aussi de challenger la performance de chaque service. En comparant le coût d'une activité (ex : le service livraison) à un standard ou à un budget, on identifie des pistes d'économies. Un vrai levier de compétitivité !

Tableaux de bord et reporting pour suivre la performance

Autre outil phare proposé par le contrôleur : le tableau de bord. C'est un peu le tableau de bord de sa voiture, qui lui donne en temps réel les infos clés sur la santé" de l'entreprise. Concrètement, c'est un fichier Excel (ou une appli dédiée) qui regroupe tous les indicateurs importants, souvent présentés sous forme graphique pour une lecture facile.

On y retrouve des données financières (chiffre d'affaires, marge, trésorerie) mais aussi des KPIs plus opérationnels (délais de production, taux de satisfaction client). L'idée est d'avoir une vision synthétique et actualisée des performances, pour réagir vite en cas de dérive. C'est pour cela que le contrôleur de gestion produit aussi un reporting régulier (mensuel ou trimestriel) à destination de sa direction et des managers. Dans ce reporting, il ne se contente pas de compiler des chiffres. Il les analyse, les commente, les met en perspective pour produire un "enseignement" sur des questions clés :

• Pourquoi n'a-t-on atteint que 80% de l'objectif de vente ce mois-ci ?
• Quelle action mettre en place pour redresser la barre ?

Études ponctuelles pour éclairer les choix de gestion

Enfin, l'emploi de contrôleur de gestion consiste à mener régulièrement des études ad hoc pour répondre à des questions spécifiques de sa direction. Un peu comme un consultant interne, il met ses compétences analytiques au service des décisions stratégiques. Voici quelques exemples concrets de ce travail complémentaire qui tend à devenir son coeur de métier :

• Une analyse “make or buy” : faut-il fabriquer cette pièce en interne ou la sous-traiter ? En comparant le coût de revient interne au prix du fournisseur, le contrôleur éclaire le choix.
• Une étude de rentabilité d'investissement : en estimant les flux de trésorerie futurs générés par une nouvelle machine, il calcule sa rentabilité (VAN, TRI...) dans le détail, pour valider ou non l'achat.
• Un business plan : pour lancer un nouveau produit ou une filiale à l'étranger, le contrôleur modélise les prévisions de vente, de coûts et la marge attendue, afin de sécuriser la décision.

Son rôle est vraiment d'apporter un éclairage financier pour orienter tel ou tel choix de gestion, tel ou tel programme d'envergure. C'est une mission à forte valeur ajoutée, qui suppose une solide connaissance technique et des qualités relationnelles. 

Quels sont les principaux outils du contrôleur de gestion au quotidien ?

Pour mener à bien ses missions, le contrôleur de gestion s'appuie sur une palette d'outils spécifiques. Zoom sur les incontournables de sa boîte à outils.

Les tableurs : Excel, couteau suisse du contrôleur

Le premier allié du poste de contrôleur, c'est sans conteste Excel (ou son cousin Google Sheets). Ce tableur est réellement un socle professionnel pour construire budgets, reportings, tableaux de bord… Avec ses fonctionnalités de calcul, de mise en forme conditionnelle, de graphiques, il permet de modéliser à peu près tout.

Que ce soit pour suivre l'évolution du chiffre d'affaires par région, analyser les écarts de coûts ou projeter un compte de résultat, Excel est de tous les combats. L'enjeu pour le contrôleur est de construire des fichiers à la fois exhaustifs et lisibles, via une structure claire et des formules bien pensées.

Les ERP : pour un suivi intégré et automatisé

Pour donner une vision à la fois approfondie et en temps réel, le contrôleur a aussi recours aux fameux ERP (Enterprise Resource Planning). Ces progiciels de gestion intégrée permettent de collecter et de centraliser toutes les données de l'entreprise : compta-finance, RH, production, ventes… Fini les saisies multiples et les risques d'erreur ! Toutes les infos sont synchronisées et accessibles en quelques clics.

Les ERP sont à l’origine de très gros gains de temps et de fiabilité pour la production des chiffres. Par exemple, pour sortir un reporting mensuel (ou annuel), il suffit de paramétrer une fois le modèle dans l'ERP. Puis chaque mois, les données s'actualisent automatiquement, il n'y a plus qu'à analyser. Cela permet de se concentrer sur la valeur ajoutée.

Les outils de data visualisation

Une fois les chiffres produits, il reste à les mettre en scène pour capter l'attention de l'équipe. C'est là qu'entrent en jeu les outils de datavisualisation comme Power BI, Tableau ou Qlik Sense. Grâce à leurs fonctionnalités graphiques poussées, ils permettent de créer des reportings et tableaux de bord interactifs et visuels. Quelques clics suffisent pour zoomer sur un indicateur, filtrer par période ou région, projeter une tendance...

Non seulement c'est plus digeste qu'un gros fichier Excel, mais en plus c'est accessible en libre-service pour les managers. Ils peuvent naviguer dans les données de façon autonome et se poser toutes leurs questions business. Le contrôleur devient alors le facilitateur qui les accompagne dans l'analyse.

Les solutions d'analyse prédictive : pour anticiper l'avenir

Enfin, le contrôleur explore de plus en plus les outils d'analyse prédictive, portés par l'intelligence artificielle. Au centre de l’actualité de la profession, on trouve le fameux machine learning capable de détecter des tendances dans les données, des algorithmes pour modéliser des prévisions, etc. Par exemple, grâce à des modèles prédictifs, on est capable d'estimer le chiffre d'affaires des prochains mois en fonction de multiples paramètres : saisonnalité, promo, canaux de vente, profils clients…

Ainsi, cela se révèle bien plus fiable qu'un simple budget dans la durée. Ces outils ouvrent un nouveau champ des possibles pour le contrôleur. Fini le reporting dans le rétro, bonjour le pilotage tourné vers l'avenir. Cela permet d’apporter encore plus de valeur dans les décisions stratégiques.

Bien sûr, cette liste n'est pas exhaustive. D'autres outils plus spécialisés existent selon les secteurs et les besoins : solution de consolidation, logiciels de comptabilité analytique... À chaque contrôleur de trouver son mix personnel, en fonction de son entreprise, de son contexte. L'essentiel est de toujours garder un œil sur les innovations technologiques afin de faire évoluer sa boîte à outils. C’est l’enjeu de la formation “Contrôle de gestion” proposée par EFE.