Parcours métiers - Office Manager
Maîtriser les outils et méthodes nécessaires à la réussite de ses missions
Le métier d'Office Manager, très polyvalent, a tout pour séduire mais est aussi particulièrement exigeant. Il demande de nombreuses compétences, tant de gestionnaire que de manager, et des talents certains de communicant. Développer ses savoir-faire et savoir-être en la matière sont le plus sûr moyen de réussir dans sa fonction.
A l’issue de cette formation, il est possible de passer un examen attestant des compétences acquises. L’examen se déroule sous forme de mémoire et soutenance devant un jury et donne lieu à une attestation de réussite délivrée par EFE. Le budget complémentaire pour cet examen est de 900€HT, nous vous invitons à vous rapprocher de votre conseiller clientèle afin d’en savoir plus.
Sur les 2 dernières années, taux de réussite à la certification de 100%
Soutenance devant un jury professionnel d'un mémoire à l'issue du cycle. Cycle validé par EFE
Prendre pleinement conscience de son rôle de manager
Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager
Développer ses compétences en comptabilité, gestion et ressources humaines
Office managers venant d'entrer en fonction
Objectifs
- Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager
- Développer ses compétences de communicant
- Mettre son intelligence relationnelle au service de l'entité
Situer les missions de l’Office Manager
- Définir ses rôles, ses missions
- Analyser les clés de réussite de la fonction
- Cerner les enjeux et attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager
Exercice d'application : différences entre une Office Manager et une Assistante de direction
Jouer son rôle d’interface de la communication
- Pratiquer l’écoute active et identifier son mode de communication préférentiel
- Adapter son mode de communication aux interlocuteurs
- S’exercer à la synchronisation pour négocier
Mise en situation : mode de transmission du message selon son interlocuteur
Être acteur du climat relationnel de l’entité
- Identifier ce qui favorise un bon climat
- Étudier la mise en œuvre de ces bonnes pratiques dans l’entreprise
- Évaluer son impact personnel sur le climat relationnel
- Gérer les situations difficiles
- Gérer les tensions et les situations difficiles
- Connaître ses émotions, apprendre à les gérer et à les exprimer
- Faire face à l’émotion d’un collègue
Exercice d'application : gestion d'une situation tendue interne à l'équipe
Gérer son stress efficacement
- Définir le stress et ses mécanismes
- Identifier ses stresseurs
- Lever ses contradictions internes
- Gérer son capital bien être
Exercice d'application: entraînement à la relaxation rapide
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Objectifs
- Acquérir des bases solides en comptabilité et gestion.
- Pouvoir gérer le personnel, du recrutement à la gestion des compétences.
Maîtriser l'essentiel de la comptabilité
- Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité
- Assimiler le vocabulaire de base
- Cerner les grands principes
- Organiser une comptabilité dans le respect des règles comptables et fiscales
- Maîtriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat
- Lire un compte de résultat
- Présenter et analyser le bilan poste par poste
Étude de cas : analyse d'un compte de résultat, d'un bilan et étude de quelques ratios types
Accroître ses compétences en gestion
Assimiler les principes de gestion des entreprises
- Faire un contrôle de gestion : outils et méthodes
- Comprendre le fonctionnement des charges
- Fixer le seuil de rentabilité
- Analyser les données de gestion
Exercice d'application : définition des outils permettant aux participants de faire leur contrôle de gestion
Participer à la mise en place du budget et du suivi budgétaire
- Construire un budget de trésorerie, d'exploitation
- Choisir les indicateurs de ses tableaux de bord
- Mettre en place son tableau de bord
Exercice d'application : sélection d'indicateurs pour un tableau de bord mis en place par les participants
Gérer le personnel au quotidien
- Acquérir les bases de droit du travail
- Recruter et accueillir les nouveaux salariés
- Rédiger une fiche de poste et la diffuser
- Sélectionner des candidatures et mener l'entretien de recrutement
Exercice d'application : simulation d'un entretien de recrutement
- Établir un contrat de travail
- Gérer le temps de travail et la formation des salariés
Exercice d'application : suivi de la formation des salariés
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Pour aider à formaliser son mémoire et préparer sa soutenance
Objectifs
- Analyser son rapport au temps et sa journée type
- Découvrir et utiliser des outils de gestion du temps efficaces
- Gérer le flux d'informations et de sollicitations
Comprendre sa relation au temps et analyser son organisation
- Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps
- Observer la répartition temps sur sa journée de travail
- Faire un diagnostic de son organisation
- Repérer les freins à une bonne organisation
- Identifier ses voleurs de temps et faire face aux interruptions
Partage d'expériences : sur la perception qu'ont les participants d'une journée de travail
Mettre en place une stratégie temps pour mieux se préserver
Autodiagnostic : de ses tâches importantes et urgentes
- Prioriser ses tâches, distinguer urgent et important
- Estimer la durée d’une tâche
- Prévoir les imprévus
- Planifier et s’organiser
- Savoir dire non avec diplomatie
Exercice d'application : formulation d'un non à une sollicitation
Utiliser des outils de maîtrise du temps et de gestion de l'information pertinents
- Faire le lien entre gestion du temps et gestion du stress
- Fixer ses objectifs et ses priorités
- Identifier les actions à forte valeur ajoutée
- Intégrer l'impact des nouvelles technologies dans sa gestion du temps
- Gérer ses e-mails
Mise en situation : règles d'utilisation de sa boîte mail
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Objectifs
- Définir son champ d'actions en tant que manager
- Se connaître en tant que manager
- Favoriser la montée en compétences de ses collaborateurs
Clarifier ses rôles et responsabilités de manager
- Définir les attentes de sa hiérarchie vis-à-vis de ses responsabilités de manager
- Identifier ses freins personnels et organisationnels
- Prendre une posture de manager
Exercice d'application : définition de son champ d'actions en tant que manager
Adapter son style de management à ses collaborateurs
- Identifier les différents types de management
- Repérer son style préférentiel de management
- S'approprier les principes du management individualisé
Mise en situation : transmission d'une consigne efficace selon le type d'interlocuteur
Développer l’autonomie et la motivation de ses collaborateurs
- Organiser l’activité et rédiger des objectifs clairs
- Oser déléguer en mettant en place des indicateurs de suivi pertinents
- Identifier les leviers de la motivation
- Distinguer les « outils » de la motivation
Exercice d'application : définition d'objectifs et d'indicateurs permettant l'autonomie d'un collaborateur
Gérer des situations difficiles
- Anticiper et gérer les conflits
- Mettre en place une communication efficace en situation tendue
- Être orienté solution dans son approche du conflit
- Pratiquer l'écoute active et la reformulation pour sortir du conflit
Mise en situation : gestion d'un conflit entre deux collaborateurs
Classe virtuelle retours d'expériences : pour échanger avec l'animateur et vos pairs sur la mise en pratique des nouvelles compétences acquises
Cette formation est soumise à étude de candidature, téléchargez le dossier de candidature.
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Cette formation, en plusieurs modules, alterne théorie et pratique et met l’accent sur les échanges et le mode collaboratif. Les exercices en salle et d’intersessions permettent d'évaluer la prise en main des outils, concepts et méthodologies vus en formation.
Parallèlement, chaque participant travaille sur un sujet personnel, choisi en lien avec l'équipe pédagogique. L'ensemble du parcours permet d’appréhender et de valider les différentes connaissances et compétences nécessaires à la réalisation de ce sujet/projet. Grâce à leur expertise, les intervenants conseillent et accompagnent les apprenants jusqu’à la présentation de leur travail.
En fin de formation, un retour d'expériences à distance est organisé, via un dispositif de classe virtuelle, pour un feedback à froid et des échanges sur les pratiques depuis la fin du présentiel.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
