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À distance
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Formation - Piloter un projet événementiel

Réussir ses manifestations et événements

Perfectionnement
2 jours - 14 heures
Paris
À distance
La communication événementielle est un des outils à enjeux pour l’entreprise. Elle se doit d’être réalisée de manière rigoureuse afin de générer des retombées utiles. Les méthodes issues du management de projet permettent de gérer la conception et la préparation de son événement sereinement et de viser la réussite de sa manifestation.
Objectifs
Identifier toutes les étapes pour préparer une manifestation ou un événement
Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
Capitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle

Compétences acquises
Réussir sa manifestation ou son évènement professionnel, de sa conception jusqu'au jour J
Public
Toute personne amenée à monter un événement

Prérequis
Être en charge de l'organisation d'événements professionnels et souhaiter s'inspirer des méthodes de gestion de projet pour professionnaliser ses pratiques
Programme
Piloter un projet événementiel

Les fondamentaux

  • Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
  • Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
  • Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité

Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement

Les objectifs de la manifestation

  • Choisir le type d’événement à organiser
  • Identifier les enjeux et les retours attendus
  • Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
  • Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget

Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget

La phase de préparation de l’événement

  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
  • Établir un rétroplanning
  • Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
  • Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
  • Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
  • Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement

Exercice d’application : construction d'un rétroplanning et d’un cahier des charges

La communication sur l’événement et autour de celui-ci

  • Vérifier la mise à jour du fichier cible
  • Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
  • Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
  • Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
  • Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
  • Pilotage du budget et du rétroplanning

Exercice d’application : élaboration d'un plan de communication d’événement

Le jour de l’événement : être responsable

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l’événement

Le bilan de l’événement : retombées

  • Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
  • Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
  • Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
  • Valoriser l’événement en interne

Exercice d’application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement

Financement

Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

Nous contacter pour en savoir plus

Points forts
Nos intervenants
Sébastien BONIFAS
PRIUM FORMATION
Modalités pédagogiques

Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.

Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.

Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.

Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.

Avis sur cette formation
★★★★★
★★★★★
3.8846/5
(26 avis)
JEAN LUC G.
publié le 30/12/2023
5/5
Synthétique, vivante, construite en partie sur des vécus professionnels , accessible, bon équilibre théorie/pratique.
KEVIN D.
publié le 16/12/2023
4/5
Bien avec des outils et méthodes pour mettre en place des événements
CORINNE B.
publié le 16/12/2023
5/5
Conforme à mes attentes, le formateur s'est bien attaché aux projets des participants pour étayer sa formation et nous faire travailler. Petit groupe : avantage = plus temps pour chacun / inconvénient = moins d'échange entre les participants.
STEPHANIE S.
publié le 31/10/2023
5/5
j'ai eu lors de cette formation les informations que j'attendais, particulièrement sur les outils permettant de gérer plusieurs évènements en même temps cette formation était très intéressante, et le formateur vraiment à notre écoute
INGRID H.
publié le 26/09/2023
5/5
Très bonne formation. Formatrice à l'écoute et qui a su s'adapter à mes attentes. Cette formation m'a donné des outils et une méthodologie concrète à suivre et à appliquer. Les objectifs étaient clairs et précis et le contenu correspondait à mes besoins. Le exercices et les activités étaient pertinents et les mises en situation très intéressantes. Cela m'a permis d'augmenter mon niveau de connaissance et de comprendre une autre dimension de la communication évènementielle. Je recommande vivement !
CLEMENCE M.
publié le 25/07/2023
5/5
Formation conforme à mes attentes, très bien.
INGRID H.
publié le 19/07/2023
1/5
Très mauvaise expérience. Je ne recommande pas cette formation et l'attitude irrespectueuse du formateur. La formation ne correspondait pas du tout à mes attentes et à sa description. L'objectif de la formation était de se perfectionner dans le fait de piloter un projet évènementiel. Le formateur s'est focalisé sur le côté "fun" et "festif" d'un projet évènementiel ("bien choisir ses goodies", flashmob, afterwork, escape game etc...) Il ne s'est pas adapté aux personnes issues d'environnements professionnels très différent qu'il avait en face de lui, et qui ont l'habitude d'organiser de nombreux évènements. Il était en inadéquation et en décalage avec des exemples incongrus pour organiser des rencontres professionnelles : "vendeurs en palmes, Directeur habillé en abeille etc." Il a donné des exemples inappropriés pour évoquer le fait d’anticiper les « risques » (Tsunami, le Titanic, stade de Furiani) Il a eu une attitude agressive et autoritaire, m'a reproché "de ne pas le regarder dans les yeux", est sorti de ses gonds, s'est énervé et est sorti de la salle, nous laissant seules dans la salle durant 10 minutes pour une remarque sur le fait qu'il ne suivait pas le programme. Il ne supportait pas les commentaires sur le contenu de sa présentation ; "le formateur c'est moi". Il a eu une approche de formation « descendante » sans aucun exercice pratique ou mise en situation. Aucun support. Aucun outil. Quand je lui ai fait la remarque, sa réponse a été "qu'il ne sentait pas le groupe". Il ne répondait pas aux questions ou interrogations ou nous demandait notre avis quand il ne connaissait pas le sujet pour avoir la réponse (entre autre il ne savait pas ce qu'était un podcast ou une application d'évènement). Après 2 jours de formation, je doute réellement des compétences du formateur dans l’évènementiel (aucune pédagogie et méthodologie). J'ai perdu 2 jours.
Commentaire publié le 21/07/2023
Bonjour, Je suis désolé que la formation n'ait su répondre à vos attentes. Nous sommes très soucieux de la qualité pédagogique de nos formateurs et nous vous remercions de votre remontée car il nous permettra d'améliorer encore et toujours cette formation. L'équipe EFE.
VALERIE C.
publié le 18/07/2023
2/5
Un formateur méconnaissant, voire ignorant les contraintes côté annonceur dont la bio est davantage portée par le côté créateur d'escape game et écriture d'ouvrages. Manque d'études de cas, cas pratique, de suggestions d'outils liés à l'événementiel. L’intérêt de cette formation : avoir pu échanger entre nous ! Dommage de devoir faire ce constat
anonymous anonymous.
publié le 15/07/2023
3/5
La formation est detsinée à un public débutant dans ce domaine. Nous étions un groupe avec des bonnes expéreinces et malheureusement le formateur a eu du mal à s'adapter. Partage avec les autres participants intéressant cependant.
anonymous anonymous.
publié le 25/04/2023
5/5
La formation correspondait à mes attentes. Le formateur est un vrai professionnel et connait parfaitement son métier. Il nous a transmis des pistes et des astuces pour réussir au mieux nos évènements.
AURORE H.
publié le 24/11/2022
1/5
Bonjour, J'ai trouvé Virgile très impliqué dans la formation et voulant nous trouver des solutions et des tips pour améliorer notre quotidien au travail. Toutefois la formation était pour débutant, pour des personnes n'ayant jamais fait d'évènementiel, moi c'est mon quotidien d'organiser des évènements à l'année. Je n'ai donc rien appris, il aurait fallu une formation pour niveau avancé. Nous avons discuté avec Virgil d'événements qu'il organisait, il semblerait qu'il n'organisait de réel événement en soit. Sauf erreur de ma part bien sûr.
Commentaire publié le 24/11/2022
Bonjour Madame, Je vous remercie de votre retour et suis navré que la formation n'ait pas répondu totalement à vos attentes. Nous avons du faire face à un remplacement d'intervenant de dernière minute. Malgré son professionnalisme, il n'a pas répondu aux attentes lors de cette session. Julien Raclot
VALERIE C.
publié le 22/11/2022
1/5
Le contenu de la formation n'a pas correspondu à mes attentes. Je ne sais pas si cette formation comporte différents niveaux, débutants, perfectionnement ... cependant je pensais apprendre des méthodes, recueillir des conseils, or rien de de tout cela. Bref, décevant.
Commentaire publié le 16/11/2022
Bonjour Madame, Je vous remercie de votre retour et suis navré que la formation n'ait pas répondu à vos attentes. Je prends contact avec vous pour mieux comprendre afin d'améliorer le déroulement des futures sessions. Julien Raclot
THOMAS S.
publié le 15/11/2022
1/5
2 jours de vacances, à ne rien faire. Un formateur qui n'a jamais fait d'évènementiel de sa vie... aucun outil à disposition, aucun cas pratique. Très déçu, je me demande quel à été le but de se déplacer là bas.
Commentaire publié le 10/11/2022
Bonjour Monsieur, Je vous remercie de votre retour et suis navré que la formation n'ait pas répondu à vos attentes. Je prends contact avec vous pour mieux comprendre afin d'améliorer le déroulement des futures sessions. Julien Raclot
anonymous anonymous.
publié le 11/10/2022
3/5
Bien
HENRI G.
publié le 11/10/2022
4/5
bonne formation
anonymous a.
publié le 09/04/2022
3/5
Je m'attendais à plus d'exercice ludique, et des supports visuels plus interactifs
Commentaire publié le 05/07/2022
Bonjour, je vous remercie de votre message et des commentaires apportés à la pédagogie. Ils sont nous sont bien entendu précieux dans notre soucis d'assurer la meilleure qualité de nos formations. Bien cordialement, Julien, Responsable de l'offre Soft Skills
anonymous a.
publié le 07/04/2021
4/5
très bonne formatrice, contenu intéressant, je pensais avoir plus d'aide au niveau des outils.
anonymous a.
publié le 07/04/2021
5/5
Très bonne formation. Très enrichissante, avec des exercices, des mises en situation et de bons outils d'organisation. Je recommande cette formation.
anonymous anonymous.
publié le 06/04/2021
5/5
Une formation parfaitement élaborer et presenter. Très utile. Tres agréable moment
anonymous a.
publié le 28/12/2020
5/5
Conscise et enrichissante
anonymous a.
publié le 08/12/2020
5/5
Conforme à mes attentes même à distance
anonymous a.
publié le 27/11/2020
5/5
Nous avons pu échanger avec une professionnelle qui maitrise le sujet.
anonymous a.
publié le 27/11/2020
5/5
Je repars enrichie et avec plein d outils Merci
anonymous a.
publié le 14/07/2020
5/5
Programme intéressant et complet, animatrice à l'écoute. Malgré une formation à distance prévue initialement en présentiel , l'animatrice a su garder tout le long une dynamique de groupe!
anonymous a.
publié le 03/01/2020
5/5
Formatrice très pédagogique, se plie en 4 pour cibler les besoins des participants et formation très enrichissante !
anonymous a.
publié le 25/09/2019
4/5
Formatrice professionnelle, à l'écoute, et conseil des participantes. Formation alternant cours et cas concret. Groupe dynamique donnant lieux à des échanges constructifs