Les bases du contract management

En quoi cela consiste ?

Les grandes entreprises doivent gérer de nombreux contrats. Pour faire face à toutes les difficultés générées par ces derniers, elles sont contraintes d'exploiter le contract management.

La préparation du contrat

La première étape d'une stratégie de contract management consiste à élaborer un contrat. Pour ce faire, le contract manager s'applique à en définir les termes en fonction des intérêts de l'entreprise. Pour obtenir un contenu en conformité avec les réglementations en vigueur, cet expert exploite toutes ses connaissances juridiques en matière de contrat d'entreprise.

La négociation

Durant la phase de négociations, chaque partie tente d'obtenir des avantages. Dans la majorité des cas, les discussions portent sur les conditions juridiques et commerciales. Parfois longues et fastidieuses, ces négociations trouvent un support efficace avec un logiciel de contract management. 

La signature

Après un long travail de négociation survient la signature. Tous les signataires doivent se prêter à l'exercice, qu'il s'agisse d'un document papier ou numérique. Ces signatures sont indispensables pour l'exécution du contrat et donc pour lancer le projet en question selon les termes définis par l'entreprise et son client. 

L'archivage

Après signature, le contrat d'entreprise est classé selon un système d'archivage spécifique. Aujourd'hui, les dirigeants optent de plus en plus pour un stockage dématérialisé. Dans ce cas, le coffre-fort électronique propose la meilleure alternative. 

L'exécution

Un contrat d'entreprise fixe tout un tas de règles pour définir les relations commerciales entre une entreprise et son client ou fournisseur. Signé par ces derniers, il doit être respecté jusqu'à son expiration. Le contract manager s'assure de la bonne exécution des obligations contractuelles de la part des deux parties. 

Les différents acteurs du contract management

L'ensemble du cycle d'un contrat d'entreprise fait intervenir différents acteurs au sein de l'entreprise et à l'extérieur. 

En interne, le premier rôle est tenu par le contract manager. C'est lui qui pilote la gestion de l'ensemble du cycle du contrat. Pour ce faire, il coopère avec le responsable des achats, le responsable des ressources humaines ou encore un ou plusieurs membres du comité de direction de l'entreprise.

En externe, on retrouve les clients, les fournisseurs, les collaborateurs potentiels et les sous-traitants. 

Toutes les entreprises ne font pas intervenir les mêmes postes dans la gestion de leurs contrats. Les intervenants varient en fonction du secteur d'activité, de la nature du contrat et du type d'organisation.

À quoi sert un logiciel de contract management ?

Une entreprise a tout intérêt à confier le pilotage de ses contrats à un expert. En cas de mauvaise gestion, son chiffre d'affaires peut être directement impacté. Parce qu'il concerne la quasi-totalité des services d'une société, le contrat d'entreprise représente une gestion complexe. Sont concernés par son application : le pôle financier, le service commercial, la qualité, les achats et même les ressources humaines. 

Pour simplifier cette gestion, il faut s'appuyer sur un logiciel de contract management. Grâce à ces solutions digitales, les entreprises gagnent un temps précieux et limitent les risques opérationnels et financiers liés à une mauvaise gestion des contrats.

Pour gagner du temps

En confiant la gestion de ses contrats d'entreprise à une intelligence artificielle, une société s'offre un gain de temps significatif. En effet, les CLM proposent des fonctionnalités avancées très efficaces. Parmi elles : 

• Les fiches de synthèse qui facilitent la recherche des éléments clés
• Le versioning qui permet d'établir des comparaisons entre plusieurs versions d'un même contrat
• Un moteur de recherche qui facilite et active la recherche d'une information bien spécifique 
• Les tableaux de bord qui permettent de suivre l'activité contractuelle de l'entreprise dans sa globalité

Pour réaliser des économies

Le fait de dématérialiser tout le processus de contractualisation génère des économies pour les entreprises. Pour commencer, la gestion informatique se révèle moins coûteuse qu'une gestion manuelle. De plus, la fonction de rappels automatiques offerte par les logiciels de contract management limite les risques de pertes financières. 

En effet, les échéances, reconductions et renouvellements profitant de rappels automatiques, les entreprises évitent les pénalités de retard.

Pour limiter les risques juridiques et financiers 

Les réglementations ne cessent de se durcir en ce qui concerne les contrats d'entreprise. Avec un logiciel spécifique, il devient facile de garantir la conformité de ces derniers. Les entreprises comptent sur ces intelligences artificielles pour attester la validité financière et juridique des documents signés. Ainsi, le risque de litige est moindre.

Qu'est-ce qu'un contract management manager ?

Expert du contrat d'entreprise, le contract manager se place en support de la réalisation d'un projet et gère tout le cycle de vie d'un contrat. Il s'occupe notamment de son élaboration et de sa négociation. En charge de son exécution jusqu'à sa clôture, ce gestionnaire exploite toutes ses connaissances en matière contractuelles pour garantir la rentabilité du projet. 

Quelles sont les missions du contract manager ?

Le contract manager ne se contente pas d'exploiter son expertise contractuelle. Il se charge aussi d'assurer la gestion de projet. Dans la réalisation de celui-ci, il s'agit bel et bien d'une fonction clé. En effet, le contract manager pilote la gestion de l'ensemble du cycle de vie des contrats liés au projet en question. 

Ainsi, il s'assure que ces derniers se déroulent dans le respect des termes définis par l'entreprise et son client. D'un point de vue général, on peut dire que cet expert facilite et préserve les relations contractuelles tout en visant l'optimisation des résultats.

Dans le cadre de l'élaboration d'un projet, le contract manager fait une proposition commerciale considérant les risques et les enjeux pour l'entreprise. Pour proposer une offre contractuelle cohérente et réglementaire, il tient compte des normes en vigueur. 

Par la suite, le contract manager s'occupe de la mise en œuvre du projet. Son intervention s'étend sur les plans opérationnel, administratif et relationnel.

À savoir si vous souhaitez devenir contract manager, cette profession voit ses attributions varier en fonction du domaine d'activité, de la taille de l'entreprise et de la manière dont elle organise sa gestion contractuelle.

Quelles sont les qualités et compétences requises pour exercer cette profession ?

Pour exercer sa fonction au mieux, le contract manager doit posséder diverses qualités et compétences. Pour commencer, il doit détenir de grandes connaissances en termes de gestion financière de projet. En charge de l'élaboration des contrats et participant aux négociations, il doit aussi maîtriser les différentes techniques de gestion des risques opérationnels et financiers.

Doté de bonnes connaissances juridiques, le contract manager maîtrise les logiciels de contract management.

Diplomate et possédant de très bonnes capacités rédactionnelles, cet expert du contrat d'entreprise fait preuve d'un excellent esprit d'analyse. Son sens de la négociation ne fait aucun doute. Parce qu'il travaille au contact de multiples intervenants, il doit également posséder une bonne aisance relationnelle. 

En quoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Vous le savez, un contrat n'est pas un simple document administratif. Il engage deux parties autour d'une relation commerciale parfois complexe. Pour chacun d'eux, ce contenu renferme de véritables enjeux.

Parce qu'il est signé par l'entreprise et son client, le contrat est un véritable gage de confiance. Dans ce document soumis à des réglementations bien précises, on retrouve toutes les modalités des transactions réalisées entre l'acheteur et le vendeur. Tous deux peuvent donc s'appuyer dessus pour obtenir des informations exhaustives et objectives.

Le contrat d'entreprise, c'est aussi un engagement écrit. Cela signifie que l'entreprise et son client bénéficient d'un support fiable et efficace pour anticiper et limiter les risques de conflit. Mieux qu'un document, il s'agit d'une pièce juridique considérée comme une preuve devant la justice. Celle-ci pourra donc être saisie si jamais l'un des deux contractuels ne respecte pas ses engagements. 

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