Gestion administrative et financière de la formation

Après la réforme, tour d'horizon des dispositifs de formation

Commençons par un rappel des principaux dispositifs de formation, en intégrant les changements de la réforme de 2018. Cela nous permettra d’avoir une vue d'ensemble des outils à disposition pour construire sa politique de formation.

Le plan de développement des compétences

C'est la pierre angulaire du système. Ce document stratégique, établi à l'initiative de l'employeur, regroupe l'ensemble des actions de formation pour l'année à venir. Son objectif : maintenir l'employabilité des salariés et développer leurs compétences, en lien avec la stratégie de l'entreprise.

Depuis 2018, le plan est “libéré”. Autrement dit, plus d'obligation légale de deux catégories d'actions, plus de délai d'information des salariés... Mais il reste soumis à la consultation du Comité social et économique (CSE), dans les entreprises de 50 salariés et plus. À l'employeur, donc, de formaliser sa stratégie formation et de suivre la mise en œuvre des actions planifiées.

Le Compte personnel CPF

Avec la réforme, le Compte Personnel de Formation des salariés est désormais crédité en euros et non plus en heures. Une mesure phare, qui vise à simplifier l'utilisation du CPF et à le rendre plus attractif. Les titulaires peuvent utiliser leurs droits librement, sans accord de l'employeur, pour suivre une formation certifiante.

Si le CPF relève de l'initiative individuelle, l'entreprise a tout intérêt à l'articuler avec sa politique de formation. Elle peut définir des abondements pour encourager des parcours spécifiques et co-construire des projets “gagnant-gagnant” avec les salariés.

L'alternance, un outil de pré-recrutement

L'entreprise peut aussi miser sur l'alternance pour attirer et former de nouveaux talents, via deux contrats :

• Le contrat d'apprentissage, étendu jusqu'à 29 ans et assoupli (plus de durée minimale)
• Le contrat de professionnalisation, centré sur la qualification et ouvert aux demandeurs d'emploi

Des dispositifs particulièrement pertinents dans un contexte de tensions sur le recrutement, à condition là aussi de les intégrer dans une démarche RH bien structurée.

Les nouveaux outils du développement des compétences

Outre les trois premiers dispositifs, la boîte à outils du responsable formation s'est aussi enrichie ces dernières années, avec des dispositifs comme :

• FEST (formation en situation de travail), pour former au plus près du poste
• L'AFEST (action de formation en situation de travail), une modalité innovante reconnue
• Le ProA (ex-période de pro), pour former des salariés par l'alternance
• VAE (validation des acquis de l'expérience), pour certifier les compétences acquises

Tous ces dispositifs permettent de compléter les formations classiques et proposer des parcours sur-mesure aux collaborateurs. Mais pour activer efficacement ces différents leviers, encore faut-il en maîtriser les règles de mise en œuvre et de financement. C'est tout l'objet de la formation “Gestion administrative et financière de la formation” d’EFE.

Gestion administrative de la formation : quels sont les points de vigilance ?

Au-delà de la connaissance de ces dispositifs, les professionnels RH doivent aussi être au point sur les aspects administratifs de la formation. La réforme de 2018 a en effet introduit plusieurs changements qui ont un impact direct sur ce volet. Passons-les en revue.

Une nouvelle définition de l'action de formation

C'est un point central : la loi a fait évoluer la définition même de l'action de formation. Finis les stages présentiels : désormais, est considérée comme une action de formation “un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel”.

Concrètement, cela ouvre beaucoup de possibilités en termes de modalités. Nous avons vu la formation en situation de travail (FEST), l’action de formation en situation de travail (AFEST)... Mais récemment une tendance de fond a vu apparaître les combinaisons présentiel / en ligne, les classes virtuelles... Charge à l'entreprise de choisir le format le plus adapté et d'être en capacité de prouver la réalité de l'action, qui permettra de justifier l'atteinte “d’un objectif professionnel” cas de contrôle.

CSE : des consultations rénovées

Autre changement apporté par la réforme sur le plan administratif : les modalités d'information-consultation du comité social et économique (CSE) de l’entreprise sur la formation. Fini les deux consultations obligatoires par an : désormais, une seule consultation suffit, avant le déploiement du plan de développement des compétences.

Mais attention, cette consultation annuelle porte sur l'ensemble de la politique formation (plan, CPF, alternance...) et doit être “récurrente” selon la loi. Autrement dit, le dialogue social autour de la formation se veut plus stratégique et moins administratif.

La montée en puissance des entretiens professionnels

Avec la réforme, le suivi des parcours individuels prend aussi une nouvelle dimension. L'entretien professionnel, déjà obligatoire tous les deux ans, doit notamment aborder la question de l'activation du CPF. Un point d'étape qui peut déboucher sur la construction conjointe d'un projet de formation pour le salarié.

À cela s'ajoute un “état des lieux récapitulatif” du parcours du salarié, à faire tous les 6 ans. L'enjeu ? Vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels et d'au moins une formation non obligatoire. La traçabilité est donc accrue, et cela implique d'avoir des outils de suivi robustes.

Un impératif de qualité renforcé

Enfin, la loi met l'accent sur la qualité des actions de formation. Autrement dit, la formation doit être faite, mais avec l'obligation pour les prestataires d'être certifiés Qualiopi. Une exigence qui vaut aussi pour les formations en interne, réalisées par un service dédié.

Pour les entreprises, c'est un point de vigilance lors de la sélection des organismes. C’est aussi un élément important dans le pilotage de leurs propres actions. Tout un outillage qualité est à mettre en place pour être en conformité : des référentiels, des évaluations, des indicateurs...

On le voit, les enjeux administratifs de la formation ne manquent pas. Et ils se doublent d'enjeux financiers : en effet, il faut optimiser les budgets et les relations avec les OPCO. Décryptons cela dans la dernière partie de ce guide.

Financement de la formation : quelles sont les clés ?

Côté financement, la réforme de 2018 a également introduit des changements importants, en simplifiant les circuits de collecte et en recentrant les missions des OPCO (opérateurs de compétences). Décryptage des nouvelles règles du jeu et des bonnes pratiques à adopter.

Le rôle central des opérateurs de compétence (OPCO)

Depuis 2019, la collecte des fonds de la formation est assurée uniquement par les OPCO. Ces derniers sont des organismes agréés par l'État, chargés de collecter les contributions formation des entreprises et de les redistribuer selon les priorités définies par les branches professionnelles.

Il existe 11 OPCO, chacun couvrant un champ d'activité spécifique (par exemple, l'OPCO EP pour les entreprises de proximité, ou l'OPCO 2i pour l'industrie). Les entreprises sont donc rattachées à l'OPCO de leur branche, qui devient leur interlocuteur unique sur le financement de la formation.

C'est une simplification par rapport à l'ancien système, où coexistaient différents types d'organismes collecteurs (OPCA, FONGECIF...). Mais cela implique aussi pour les entreprises de revoir leur stratégie de financement et de négocier des enveloppes avec leur OPCO.

Optimiser son budget formation

Si la contribution unique à la formation professionnelle est collectée par les OPCO, son utilisation n'est plus automatique. Pour accéder aux fonds mutualisés, les entreprises doivent monter des dossiers argumentés. Elles doivent aussi démontrer que leurs projets de formation répondent aux priorités de leur branche.

D'où l'importance de bien connaître les coûts de ses formations (pédagogie, salaires, transports...) et de suivre de près l'exécution de son budget avec des outils de pilotage. Un dialogue régulier avec son OPCO est aussi indispensable pour comprendre les critères de prise en charge et ajuster ses projets en conséquence.

Explorer les financements complémentaires

Au-delà des fonds de l'OPCO, d'autres sources de financement peuvent être mobilisées pour les actions de formation :

• Les subventions régionales ou européennes (FSE), sur des thématiques comme l'apprentissage, l'insertion des jeunes, la digitalisation...
• Lesaides de Pôle emploi pour former des demandeurs d'emploi
• Les appels à projets des OPCO sur des sujets innovants
• Les fonds du plan d'investissement dans les compétences (PIC)...

Ces dispositifs sont parfois complexes et méconnus, mais ils peuvent apporter des financements complémentaires bienvenus, notamment pour des parcours certifiants ou des publics spécifiques. Une veille régulière et la constitution d'un réseau sont nécessaires pour identifier ces opportunités.

Faire de l'OPCO un partenaire stratégique

Au-delà de leur rôle de financeur, les OPCO ont aussi une mission de conseil et d'appui aux entreprises. Ils peuvent les accompagner dans l'analyse de leurs besoins, l'ingénierie de formation, la mise en œuvre des politiques de branche...

Un soutien précieux, à condition de ne pas les voir uniquement comme des “distributeurs d'enveloppes”, mais comme de véritables partenaires. Cela passe par des échanges nourris sur les projets de l'entreprise, la co-construction de parcours adaptés, la négociation d'accords de développement des compétences...

En bref, la réforme invite les entreprises à avoir une vision plus stratégique du financement de la formation. Et à développer avec leur OPCO une relation de confiance et de proximité.

En résumé, la réforme de 2018 a profondément modifié la donne en matière de formation : un nouveau cadre réglementaire, la simplification des financements, le rôle accru donné aux branches professionnelles... Ces changements ont bousculé les repères des professionnels RH. Pour actualiser leurs connaissances, nous proposons la formation EFE “Gestion administrative et financière de la formation”. En deux jours, elle permet de s'approprier les clés d'une gestion efficace et stratégique de la formation en entreprise. Un virage indispensable à l'heure des compétences !